Vie mennessäs, tuo tullessas – hyvä tallityöntekijä osaa prosessiajattelun

Ruokinta ja tarhaaminen kannattaa muuttaa prosesseiksi. Suomeksi sanottuna se tarkoittaa, että mietitään, mitä tehdään, missä vaiheessa, miten, kuka ja miksi.Kyse on jatkuvan parantamisen mallista, jossa tekemisiä hiotaan aina vain sujuvammiksi ja nopeammiksi - paremmiksi. Ja koska aika on rahaa, näin tehdessä säästää. Master-opettaja Tiina Vainikainen kertoo, että esimerkiksi hevosten tarhaus voi olla yksi prosessi.Prosessiohjaus eli Lean-ajattelu kuulostaa korporaatiojargonilta, mutta se on olemassa helpottamaan työn tekemistä ja sopii myös kottikärryjen, heinäpaalien ja tarhavuorojen maailmaan, tallille. Jos on toimiva prosessi, hyvä systeemi, tavoitteeseen päästään lyhyintä ja tarkoituksenmukaisinta reittiä ilman turhia vaiheita. Miksi prosesseja tehdään? Helpottamaan elämää.Ennen kuin prosessille voi tehdä oikeastaan mitään, on selvitettävä mikä työvaihe on tarkoitus prosessoida. Työvaihe tai asia avataan ja siihen tutustutaan. Esimerkiksi aamutallin voi prosessoida. Aamutallin funktio on saada hevoset ruokittua, karsinat siivottua ja ehkä hevoset vielä tarhoihinsakin. Ja kaikki tämä tietenkin ilman mitään turhaa. Vielä tarvitaan standardi, eli sovittu tapa toteuttaa tämä prosessi. Kun aamutallin työvaiheet standardisoidaan, viimeistään käy ilmi, onko niissä jotakin turhaa. Toimenpiteet käydään yksi kerrallaan läpi ja Vainikka suosittelee, että ne kirjoitetaan ylös. "Juttu ei ole kirjoittaa asioita ylös kirjoittamisen vuoksi, vaan siksi, että on jotakin mistä lähteä liikkeelle", Vainikainen muistuttaa.Kun standardi sitten on valmis, se toistuu aina samanlaisena. Kenelle tahansa viikonloppuauttelijalle voidaan lyödä samat ohjeet käteen ja tuloksena on sama lopputulos: hevoset on ruokittu, karsinat siivottu ja hevoset viety pihalle juuri sillä tavalla kuin tällä kyseisellä tallilla on päätetty homma hoitaa. Tarhaamisessa huono prosessi on esimerkiksi kävellä tarhalle, ottaa sieltä hevonen ja tuoda se tallille ja sen jälkeen viedä tarhaan seuraava hevonen. Tekemiseen hiipii aikavievää ja turhaa edestakaisin-kävelyä. Virtaustehokkaampaa olisi viedä seuraava hevonen tarhalle jo ensimmäistä hakiessa. Siinä samalla. Viedä mennessään ja tuoda tullessaan. . Miten prosessiajattelu aloitetaan?Miettimällä jotakin toimenpidettä tai niiden sarjaa, vaikkapa hevosten tarhausta prosessina. Miten sen voi tehdä mahdollisimman juohevasti ja hyvin?Sitten mietitään prosessin rajapintoja – tämä tarkoittaa, että havainnollistuu, mihin edellinen prosessi loppuu ja mistä uusi alkaa. Tämä ei alkuun ole kovin helppoa, mutta ei hätää, prosesseja voi jatkuvasti muokata ja parantaa.Vainikainen kertoo, että prosessiajattelun alussa hänellä "aamutalli" kokonaisuudessaan oli yksi prosessi, kunnes hän alkoi pystyä pilkkomaan sitä pienempiin moduuleihin eli osiin. Pienten osien etu on siinä, että kun vaikkapa vuodenaika vaihtuu, koko aamutalli ei mene loimittamisen takia uusiksi, vaan vain osa siitä.Seuraavaksi aamutalli pilkottiin pienempiin osiin, ja niistä erotettiin harjoittelijan työt ja ammattilaisen työt.Esimerkiksi perusruokintaprosessi ei sisällä penisilliinin pistämistä tai matolääkkeen antamista, vaan siihen kuuluu heinien ja väkirehujen vieminen hevosille. Perusruokinta on prosessi, jonka voi antaa tallin nuorellekin työntekijälle, ja työn lopputulos on aina sama: "Katso tuosta ohjeet, tee ohjeen mukaan."Näinä aikoina, joina pienikin määrä jotakin lääkeainetta voi aiheuttaa positiivisen doping-näytteen, sairaiden hevosten ruokkimisen suunnitteleminen muita hevosia suojelevaksi prosessiksi todellakin kannattaa..Kun Tiina Vainikainen takavuosina toi Lean-prosessiajattelun omalle tallilleen, hän aloitti juuri edellä kuvatulla tavalla: kirjoittamalla kaikki tallilla tehtävät asiat paperille. Sen jälkeen hän mietti, oliko kirjoitetussa järkeä.Hän on huomannut, että erityisesti ruokinnassa ja tarhaamisessa tehdään usein "hillittömästi turhaa".Lean-filosofia on alunperin peräisin Toyotan tehtailta, Japanista. Kyse on virtaustehokkuudesta eli jatkuvasta liikkeestä kohti tavoitetta - siitä, että asia on hyvä tehdä alusta loppuun saman tien. Kuten äitisi sanoo: Vie mennessäs, tuo tullessas. Ja kun siihen viemiseen ja tuomiseen löytyy vielä selkeät ohjeet, kuka tahansa voi ne tehdä, jolloin ei olla riippuvaisia jostakin yhdestä henkilöstä. Tallimestari voi olla vaikkapa sairaana, mutta koko talo ei kaadu hänen poissaoloonsa. Aina ei onnistuMiksi sitten kaikilla ei ole tallillaan Leania, jos se on niin hyvä? Eikö karsinoita voi siivota monella lailla, kukin omalla persoonallisella tavallaan?"Jos koko työyhteisö ei halua sitoutua yhteiseen systeemiin, vaan on halukkuutta sooloiluun tai aina on tehty näin -ajatteluun, silloin Lean ei välttämättä toimikaan", Vainikainen naurahtaa. Vainikainen kertoo myös kuulevansa usein perusteluksi, että "meillä ei ole aikaa tuollaiseen". Tämä on hassu perustelu, sillä prosessilla nimenomaan säästää aikaa."Kun itse kuulin tästä ensimmäisen kerran, sanoin itsekin, että 'ei meillä talleilla mitään prosesseja ole'. Myöhemmin tajusin, että niitä on vaikka miten paljon. Seuraava selitykseni oli, että 'muuttujia on niin paljon, ettei se onnistu', mutta sekään ei pitänyt paikkaansa. Hevostalleilla on paljon asioita, joita tehdään koko ajan ja kaikille: ruokitaan, siivotaan, tarhataan", Vainikainen toteaa.Hän kuvaa tätä kuvalla, jossa pyörän keksimisen aikaan kivikautinen ihminen on juuri keksinyt pyöreän pyörän, mutta kaksi työn touhussa olevaa kollegaa jatkaa mieluummin neliskanttisilla pyörillä varustetun taakan raahaamista "koska ei ole aikaa".Aina prosessissa ei kuitenkaan pysytä, ja silloin siihen tulee poikkeama. Poikkeama estää prosessin toteutumisen. Vainikainen oli Lean-ajatteluun tutustuessaan töissä Rautalammin Ratsastuskeskuksella, jota hän veti vuosina 2003–2023. Kun työntekijä sitten jossain vaiheessa tuli ilmoittamaan hänelle hevosten karkaamisesta näin: "Opettaja, poikkeama: ponit pihalla", Vainikainen ymmärsi, että prosessiajattelu oli juurtunut tallille.KellottaminenProsessien parantamisprosessiin kuuluu niiden kellottaminen. Prosessista otetaan keskimääräinen aika eri tekijöillä, jolloin selviää, miten kauan aikaa prosessiin todellisuudessa menee."Tämä ei ole kyttäystä, vaan prosessin saamista sellaiseksi, että kaikki ehtivät ja pystyvät sen tekemään samassa aikataulussa", Vainikainen huomauttaa.Ja jos sitten käy ilmi, että Liisa tekee homman nopeammin kuin Jenna, kysytään Liisalta, miten hän hoitaa prosessin. Näin voi löytää arvokkaita tapoja nopeuttaa ja parantaa prosessia.Eräänkin kerran kävi niin, että kun heiniä Vainikaisen tallilla pussitettiin karsinoiden eteen, eräs pitkäaikaistyötön, jo iäkäs entinen puuseppä, loisti tekemällä pussituksen puolet nopeammin kuin Vainikainen itse. Kävi ilmi että ensikertalaisena hänellä ei ollut tarpeetonta kunnioitusta aiemmin tehtyihin malleihin, niinpä hän ei kiinnittänyt huomiota erikoisvalmisteiseen heinänpussitustelineeseen ladossa, vaan otti pussit ja heinäkärryn ja pussitti heinät tallin käytävällä eikä raahannut pusseja edes takaisin."Itse olin hirttäytynyt siihen elämää suurempaan pussitustelineeseeni. No, se prosessi muuttui sitten", Vainikainen nauraa. Joku on miettinyt hevosia ja asiakkaita ratsastuskoulussa. Ja huomannut, että jos ratsastustunnin miettii prosessina ja sen jälkeen laatii karsinan oveen hevosesta "hyvin mietityt käyttöohjeet", säästyy monelta hidastavalta "hei miten tämän kanssa" -kysymykseltä. Kaikki vastaukset yleisiin kysymyksiin löytyvät käyttöohjeista.. KarsiminenVainikainen kertoo kellotuksen jälkeen joskus käyneen niin, että huomataan, ettei aikaa kaikkiin prosesseihin yksinkertaisesti ole riittävästi vuorokauden aikana. Silloin tekemistä on karsittava.Sanomattakin on selvää, että karsiminen kannattaa aloittaa siitä, että saadaan turhat työvaiheet pois. Tavaroiden etsiminen esimerkiksi on turha työvaihe.Mietitään vaikkapa rehuvarastoa. Mitä siellä on? Onko siellä pelkästään rehuja vai onko siellä jotakin ylimääräistä? Ovatko tavarat aina omilla paikoillaan? Otetaan rehuvarastosta kaikki ylimääräinen sinne kuulumaton pois, jolloin eri rehuille saadaan omat paikkansa ja siivoaminenkin on helpompaa. Valmiista lopputuloksesta otetaan valokuva, joka laitetaan seinälle. Jos rehuvarastoon ilmaantuu jotakin, mitä ei ole kuvassa, se on ylimääräistä ja turhaa.Osa prosesseista on sellaisia, etteivät ne ole aikaan sidottuja, osa taas on. Työntekijän työaikaa ei kuitenkaan voi venyttää yli lakisääteisen ja sovitun. Hänelle ei myöskään voi sanoa, että mene nyt pariksi tunniksi kotiisi ja tule sitten takaisin töihin.Vainikainen kertoo, että hänen tallillaan huomattiin, että prosessien välille jäi tyhjää aikaa. "Niihin voi laittaa loimenkorjausta ja sen tyyppisiä asioita."Pakolliset prosessit olivat yhdellä seinätaululla, muut toisella.Joskus koko prosessi kannattaa kyseenalaistaa. Onko se ylipäätään pakko tehdä, vaikka siitä ei tule hyötyä eikä siitä saa rahaa?Eräällä tallilla huomattiin, että tallia ei kannata lakaista ja aiheuttaa vain turhaa pölyä niinä päivän tunteina, joina tallissa ei ole asiakkaita. Vaikka "aina olisikin tehty niin".Lean ei tarkoita sitä, että tallilla pitäisi tehdä kaikki samalla tavalla vain yhdenmukaisuuden vuoksi. Tarkoitus on löytää toimiva tapa, jonka kaikki tuntevat ja jota voidaan parantaa, kun parempi ratkaisu löytyy. Jos työtä ei ehditä tehdä sovitussa ajassa, ratkaisu ei välttämättä ole kiirehtiä vaan tarkastella, mitä oikeastaan on tarpeen tehdä ja missä järjestyksessä.

Vie mennessäs, tuo tullessas – hyvä tallityöntekijä osaa prosessiajattelun

Aiheeseen liittyvää

Vie mennessäs, tuo tullessas – hyvä tallityöntekijä osaa prosessiajattelun

Kouluratsastaja Olivia Vliek löysi upouuden tallin Saksasta hevosbisnekselleen – "Kaikki on priimaa"

Käsijarru-Bäckman painoi jarrua SRL:n taloudessa – ensi vuoden budjetti on laskettu nollaksi

10 vuotta myöhemmin Veronassa: Juulia Jyläs palaa maailmancup-radoille – ”Ympyrä menee kiinni”